Les présentes conditions générales de ventes définissent les droits et obligations de l’espace PhilOburo et des coworkers ou utilisateurs, dans le cadre de la vente des services de PhilOburo.
Elles sont systématiquement communiquées à toute personne qui en fait la demande, pour lui permettre de contracter en toute connaissance de cause auprès du PhilOburo.
Elles s’appliquent, sans restriction et sans réserve, à toutes commandes (directe sur site ou via le site internet philoburo.fr) et Prestations entre l’utilisateur et PhilOburo, à tous les Services fournis par PhilOburo à titre onéreux, dans le cadre son activité, aux utilisateurs de ses espaces, quelles que soient les clauses pouvant figurer sur les documents du Coworker.
Site : désigne les locaux à usage de Coworking situés au 33, rue Charles de Muyssart à Lille.
Locaux : désigne l’ensemble des espaces que PhilOburo met à la disposition des Coworkers : Personne physique ou morale utilisant les prestations de PhilOburo
Règlement Intérieur : Désigne tout document qui a pour objet de définir les règles de fonctionnement interne à l’espace de coworking
Sont désignés ci-après :
PhilOburo : société par actions simplifiées unipersonnelle, au capital de 8 000 Euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le numéro 928 015 742, dont le siège social est situé au 33 rue Charles de Muyssart, 59000 Lille.
Coworker(s) : Personne(s) physique(s) ou morale(s), utilisant le ou les espaces mis à disposition ou bénéficiant directement des prestations fournies par PhilOburo.
Utilisateur(s) : bénéficiaire(s) du contrat de prestation, entité signataire du contrat dûment habilité par son représentant légal.
La société PhilOburo a pour objet :
– La location, privatisation et la prise à bail de bureaux, salles de réunion et séminaires, espaces de coworking et espace évènementiel
– Toutes prestations de services destinés aux entreprises et aux particuliers, notamment le recouvrement de créances, les formations, l’aide administrative, établissement de devis, etc…
PhilOburo met gratuitement à la disposition de ses coworkers son réseau internet en illimité.
Cette utilisation est strictement réservée aux coworkers. Toute contravention à cette règle aura pour effet la suspension de la prestation.
Il est strictement interdit de connecter ou de mettre en place un système visant à nuire à la qualité du réseau internet.
Le coworker est tenu pour seul responsable en cas d’utilisation du réseau qui serait non conforme à la loi (non-respect des droits d’auteur, propriété intellectuelle, utilisation du réseau à des fins frauduleuse, illégales, illicites, ou d’une manière non conforme à la loi et à la règlementation en vigueur ) et devra seul en répondre devant les autorités compétentes.
PhilOburo met à disposition du Coworker, selon les modalités et conditions fixées, les espaces décrits ci-des, de l’immeuble situé au 33, rue Charles de Muyssart à Lille :
– Un espace de travail partagé non attribué (Open Space), décompté en heure, demi-journée, journée, mois, selon la formule choisie.
– Des espaces de travail personnellement dédiés (bureaux privatifs), pouvant être partagés, décomptés en heure, demi-journée, journée ou au mois, selon la formule choisie.
– Des salles de réunion, décomptés à l’heure, demi-journée ou à la journée
– Un espace évènementiel dédié aux entreprises, sur une durée pouvant aller à la demi-journée, journée, selon la formule choisie
– Une salle de sport partagée, décomptée en heure ou au mois, selon la formule choisie
– Un accès internet haut débit illimité
– Un accès à un services d’impressions (sous conditions)
– Un PaperBoard propre à certains bureaux et salles de réunion ou sur demande
– un vidéoprojecteur propre à une salle de réunion
– matériel de vision conférence propre à certaines salles de réunion ou sur demande, moyennant un coût supplémentaire
– Du café et du thé en libre service
– Accès à la cuisine équipée (réfrigérateur, micro-onde, cafetière/bouilloire, réfrigérateur en libre accès).
Il n’est fourni au Coworker, ni ordinateur, ni adresse électronique personnelle, ni téléphone.
L’utilisation des plaques de cuisson, four et lave-vaisselle est strictement interdite aux coworkers
L’espace de coworking PhilOburo comporte plusieurs espaces ayant une capacité totale d’accueillir de 75 personnes.
Pour des raisons de sécurité, la capacité d’accueil est définie à 19 personnes pour le rez-de-chaussée et 31 pour l’étage.
9.1- PhilOburo propose aux coworkers et entreprise extérieures qui le mandatent d’effectuer toutes les actions nécessaires au recouvrement de leurs créances auprès des clients défaillants.
Il s’agit entre autres :
– L’identification des risques et litiges clients
– Relances amiables et contentieux
– Procédure d’injonction de payer
– Intervention d’un huissier de justice
– Encaissement
– Production de créance auprès du mandataire judiciaire, en cas de procédures collectives.
9.2- La durée de la période de recouvrement est fixée à 6 mois, durant lesquels PhilOburo effectue toutes les démarches nécessaires au recouvrement de la créance. Toutefois, PhilOburo se réserve le droit de mettre un terme prématurément aux procédures de relance si le client débiteur se trouve en situation de cessation de paiement. PhilOburo en informera le client dès qu’elle en aura connaissance.
9.3 Tarification
PhilOburo applique une seule formule de tarification pour le recouvrement, à savoir 20% des sommes recouvrées.
9.4 PhilOburo ne garantit aucune obligation de résultats, des actions de recouvrement menées, et ne peut par conséquent se voir reprocher ni poursuivi pour ce fait.
PhilOburo propose à ses Coworkers et aux entreprises extérieures, des séances de formation individuelles ou collectives aux outils informatiques.
Les formations sont dispensées par un formateur sous-traitant, spécialisé dans le domaine.
Les modalités, le programme, le contenu pédagogique ainsi que les pré-requis sont fixés par le formateur.3
Ces formations s’articulent entre autres autour de :
– la prise en main des outils informatiques de bureautique tels que microsoft 365 ou Google workspace
– Prise en main et maîtrise de certains logiciels « métier »
– Formation de formateurs et de correspondants informatiques
– Conception, animation et suivi de sessions de formation
– Réalisation d’outils et de supports
Les formations se déroulent au sein de l’espace de coworking dans l’espace dédié aux formations et peuvent s’effectuer en demi-journée, journée complète ou plusieurs jours en fonction de la formation choisie ainsi que du nombre de participants.
PhilOburo est tenue de porter à la connaissance du coworker, le nom ou intitulé, le jour et les horaires de la formation.
Le formateur sous-traitant précise le public visé, le nombre de participants, les prérequis, les objectifs et compétences visés ainsi que le coût de la formation.
Le formateur met à la disposition du coworker, le support ainsi que le contenu de la formation.
PhilOburo propose à ses Coworkers ou entreprises extérieures, des services d’aides administratives aux entreprises. Il s’agit entre autres de :
– Gestion des agendas et prise de rendez-vous
– Saisie de documents, vos devis, factures, bons de commande, rapports, compte rendu…
– Rédaction de courriers,
– Impression/affranchissement
– Accueil client
L’espace de coworking PhilOburo est ouvert du lundi au vendredi de 8h à 18h et le samedi de 8h à 12h30.
Toutefois, la salle de séminaire Philo est accessible en soirée de 18h à 22h et le samedi de 14h à 18h
La direction de PhilOburo se réserve le droit de définir des périodes de fermetures exceptionnelles, pouvant aller de quelques minutes, heures ou semaines, eu égard aux contraintes ou indisponibilités sa gérante.
PhilOburo en informera le Coworker en temps utile.
Le présent contrat constitue un protocole d’accord des services donnant entre autres accès à des espaces de travail meublés, ainsi qu’à des services connexes (repris dans les paragraphes ci-dessus) proposés par PhilOburo.
En conséquence, il ne constitue en aucun cas et en aucune manière ni une prise d’intérêt locatif, ni un bail de quelque nature que ce soit et ne confère aucun droit de propriété, commerciale ou non en faveur de l’Utilisateur sur le ou les espaces mis à disposition. Il ne comporte aucune affectation précise d’espaces de travail.
L’utilisation des prestations de Philoburo induit obligatoirement l’inscription préalable du coworker dans le fichier prévu à cet effet. De ce fait, le coworker se doit de transmettre l’ensemble des renseignements demandés (pièce d’identité, raison sociale, adresse, extrait kbis, email, …) ainsi que l’ensemble des informations nécessaires à la facturation et au paiement des prestations.
Cette inscription implique la création d’un profil Coworker comportant son nom, prénom, sa photo, son ou ses numéro(s) de téléphone ainsi que son adresse email. Elle est réservée aux personnes physiques majeures ou personnes morales.
Le Coworker autorise la communication desdites informations sur son profil à l’ensemble des autres Coworkers utilisant les services ou prestations de l’espace de coworking. il est conscient que ses heures d’entrée et de sorties sont enregistrées et historisées.
L’inscription du Coworker induit l’acceptation des présentes conditions générales de vente, qu’il s’engage àrespecter sans aucune réserve.4
En outre, le Coworker s’engage à donner une adresse email valide à laquelle il peut être contacté régulièrement. Il s’engage également à notifier sans délai tout changement d’adresse email, de sorte que PhilOburo dispose en permanence d’une adresse email à jour. Ainsi, toute communication transmise par PhilOburo au Coworker à la dernière adresse email communiquée sera présumée valablement effectuée.
Ces informations restent propriété exclusive de PhilOburo.
Les informations relatives au coworker transmises via le site internet ou directement dans les locaux de PhilOburo sont conservés indéfiniment. Tous les coworkers ont un droit d’accès, de modification ou de suppression de leurs données personnelles à tout moment (à l’exception de leur nom d’utilisateur). PhilOburo possède également ces droits, en tant que gestionnaires du site.
Le coworker a le droit de réclamer l’obtention d’un fichier contenant toutes les données personnelles que PhilOburo possède à son sujet. Il peut également demander la suppression des données personnelles le concernant, sauf pour celles stockées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.
Les réservations s’effectuent en fonction de la disponibilité des espaces :
– Sur site et par téléphone au 03.20.45.53.56 / 06.62.65.87.05 pendant les horaires d’ouverture de l’espace de coworking,
– Par mail à l’adresse contact@philoburo.fr ou via la plateforme de réservation du site philoburo.fr
Les réservations doivent mentionner le nom du coworker, le jour, la durée prévue ainsi que le nombre de postes réservés.
PhilOburo ne peut garantir la disponibilité de l’espace de travail, des bureaux ni des salles de réunion à une date ou une heure déterminée.
Tout Coworker ayant privatisé un espace a la possibilité d’inviter des personnes tierces (clients, collaborateurs, Etc..) sous réserve de ne pas dépasser la capacité de l’espace.
Le Coworker s’engage à faire faire respecter les présentes conditions à ses invités.
Les réservations des services s’effectuent en fonction de la disponibilité du PhilOburo et du formateur sous traitant :
– Sur site et par téléphone au 03.20.45.53.56 / 06.62.65.87.05 pendant les horaires d’ouverture de l’espace de coworking,
– Par mail à l’adresse contact@philoburo.fr ou via la plateforme de réservation du site philoburo.fr
Les réservations doivent mentionner, selon le cas, le type de prestation (recouvrement, formation ou aide administrative), le nom du bénéficiaire, le jour, la durée prévue ainsi que le nombre de personnes.
PhilOburo ne peut garantir la disponibilité de l’espace de travail, des bureaux ni des salles de réunion à une date ou une heure déterminée.
Le délai d’annulation des réservations varie selon les espaces réservés. Le Coworker dispose entre 48h00 et 1 heure avant la date présumée pour annuler sa prestation,
Dépassé ce délais, toute réservation non honorée sera facturée
PhilOburo se réserve le droit de modifier ses tarifs, en fonction en fonction de l’évolution du marché, l’augmentation des coûts des meubles ou fournitures ou tout autre élément pouvant influer considérablement le coût des prestations qu’il propose.
Ces modifications n’auront aucune incidence sur les abonnements en cours mais ils s’appliqueront à toute nouvelle demande de prestation, après application des nouveaux tarifs.
PhilOburo s’engage à en informer le Coworker par les moyens de communication à sa disposition.
Les tarifs des prestations et services sont disponibles sur site et porté à la connaissance du coworker, à l’exception de certaines salles et prestations de formations et d’aide administrative. Dans ces derniers cas, les tarifs sont communiqués sur devis, en fonctions de la nature de la prestation ou du formateur sous traitant.
PhilOburo adressera ses factures au Coworker selon la périodicité convenue avec le ce dernier.
La facture peut être établie à l’entrée de la prestation, à l’heure, la journée, à la fin de la prestation de plusieurs jours ou en fin de mois.
Le coworker s’engage à respecter les obligations suivantes :
– veiller à ce que la tranquillité des locaux ne soit pas troublée, il s’engage à respecter la propreté des locaux
– se conformer au règlement, à utiliser personnellement les services, à ne pas sous-louer son espace et à ne permettre à aucun tiers de les utiliser à sa place ou pour son compte.
– Il est le seul responsable des biens qu’il apporte au sein de l’espace.
– Il lui appartient de souscrire une assurance personnelle
– Il ne doit pas amener d’animaux, ni de produits dangereux ou illicites au sein de l’espace de Coworking.
Le Coworker s’engage à prendre soin des locaux, ce qui inclut notamment les espaces individuels et collectifs de travail, les salles de réunion, les espaces communs et leurs équipements, installations et meubles, ainsi que des parties communes de l’immeuble où sont situés les locaux mis à disposition. Le coworker doit avertir PhilOburo sans délai et par écrit de toute dégradation ou atteintes affectant les locaux, espaces, matériels, meubles etc… Le Coworker sera responsable de tous les dommages qu’il aura causés aux locaux et biens mobiliers qui s’y trouvent.
A l’arrivée du Coworker au sein de l’espace de coworking PhilOburo ainsi qu’à la sortie, un état des lieux est effectué avec le coworker.
Si des dégradations commises par le Coworker sont constatées sur les locaux, les équipements voire les parties communes, les réparations seront évaluées et seront suivies d’une indemnisation par le Coworker, sans délai de recours aux assurances.
PhilOburo décline toute responsabilité en cas de pertes ou de vol d’effets personnels. Il est vivement recommandé au client de contracter une assurance garantissant d’éventuels préjudices matériels ou physiques.
L’Office Coworking met à disposition des caissons et armoires de rangement dans les bureaux privatifs.
PhilOburo propose à ses coworkers, une assurance multirisque professionnelle souscrite auprès de STEMA-FOUJOLS Assurances, au prix de 5€ TTC. Les garanties de ce contrat seront fournies au Coworkers sur demande de celui-ci.
Les présentes conditions générales sont régies par la loi française.
En cas de contestation sur la validité, l’interprétation et/ou l’exécution des présentes conditions générales de vente, les Parties conviennent que le Tribunal de commerce de LILLE sera exclusivement compétent pour en juger, sauf règles de procédure impératives contraires.
